Jurnal Umum: Cara Mencatat Transaksi Toko dari Langkah Pertama

Jurnal umum adalah buku tempat setiap transaksi usaha dicatat pertama kali secara berurutan menurut tanggal, lengkap dengan nama akun dan nilai rupiahnya di sisi debit dan kredit. Semua laporan keuangan yang biasa Anda dengar, mulai dari laba rugi sampai neraca, sebenarnya berasal dari catatan sederhana ini. Kalau jurnalnya keliru, laporan di ujungnya ikut keliru, sebagus apa pun format tabelnya.

Banyak pemilik toko melewati bagian ini dan langsung ingin tahu cara membuat laporan laba rugi. Hasilnya, angka laporan terasa seperti tebakan yang tidak bisa ditelusuri asal-usulnya. Artikel ini membahas titik paling awal itu, dengan bahasa yang dipakai orang warung, bukan bahasa buku kuliah akuntansi.

Daftar Isi

1. Apa Itu Jurnal Umum dan Kenapa Ini Langkah Paling Awal
2. Debit dan Kredit yang Masuk Akal, Bukan Hafalan
3. Lima Jenis Akun dan Aturan Bertambah Berkurangnya
4. Format Kolom Jurnal Umum dan Langkah Mencatat Satu Transaksi
5. Contoh Jurnal Umum untuk Transaksi Nyata di Toko
6. Cara Memeriksa Jurnal yang Tidak Seimbang
7. Dari Jurnal Umum ke Buku Besar sampai Laporan Keuangan
8. FAQ: Pertanyaan Umum seputar Jurnal Umum

Apa Itu Jurnal Umum dan Kenapa Ini Langkah Paling Awal

Bayangkan siklus akuntansi sebagai rantai empat mata. Mata pertama adalah bukti transaksi, yaitu nota, struk, kwitansi, atau bukti transfer. Mata kedua adalah jurnal umum, tempat bukti itu diterjemahkan menjadi catatan resmi. Mata ketiga adalah buku besar, tempat catatan itu dikelompokkan per akun. Mata keempat baru laporan keuangan.

Karena posisinya di urutan kedua, jurnal umum sering disebut catatan asli. Semua angka sesudahnya cuma menyalin dan mengelompokkan ulang isi jurnal, tidak pernah menambah informasi baru. Itu sebabnya kesalahan di jurnal tidak bisa diperbaiki di tahap laporan, dia hanya berpindah tempat dan jadi lebih sulit dilacak.

Istilah "umum" di sini artinya jurnal ini bisa menampung semua jenis transaksi tanpa kecuali. Usaha yang sudah besar biasanya memecahnya jadi jurnal khusus, misalnya jurnal penjualan dan jurnal pembelian, supaya pencatatan harian lebih cepat. Untuk warung, kios, kafe kecil, dan toko kelontong satu outlet, satu jurnal umum sudah cukup dan justru lebih mudah diaudit sendiri.

Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2007 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan mendefinisikan pembukuan sebagai "suatu proses pencatatan yang dilakukan secara teratur untuk mengumpulkan data dan informasi keuangan yang meliputi harta, kewajiban, modal, penghasilan dan biaya, serta jumlah harga perolehan dan penyerahan barang atau jasa, yang ditutup dengan menyusun laporan keuangan berupa neraca, dan laporan laba rugi" (pajak.go.id). Perhatikan lima kata kunci di definisi itu: harta, kewajiban, modal, penghasilan, dan biaya. Itu persis lima jenis akun yang akan Anda pakai di jurnal umum, jadi memahami jurnal sekaligus membuat pembukuan Anda sejalan dengan yang diminta aturan.

Kalau Anda belum pernah menyusun catatan keuangan apa pun untuk usaha, mulai dari yang paling dasar dulu lewat panduan pembukuan usaha untuk warung dan toko kecil, baru kembali ke halaman ini saat siap naik ke pencatatan berbasis debit kredit.

Debit dan Kredit yang Masuk Akal, Bukan Hafalan

Ini bagian yang membuat banyak orang menyerah, biasanya karena diajarkan sebagai hafalan. Padahal logikanya sederhana kalau dua salah kaprah berikut dibereskan lebih dulu.

Salah kaprah pertama, debit dianggap sama dengan uang masuk dan kredit sama dengan uang keluar. Ini keliru, dan asalnya dari kebiasaan membaca buku tabungan bank. Di buku tabungan Anda, bank mencatat dari sudut pandang bank, bukan sudut pandang Anda. Di jurnal usaha Anda sendiri, debit hanyalah sisi kiri dan kredit hanyalah sisi kanan. Tidak lebih.

Salah kaprah kedua, kredit dianggap berarti utang atau cicilan. Kata kredit di akuntansi tidak ada hubungannya dengan pinjaman. Dia cuma nama posisi kolom.

Lalu apa isi dua kolom itu? Setiap transaksi selalu punya dua sisi: sesuatu yang usaha Anda terima, dan sumber dari mana hal itu datang. Sisi penerima ditulis di debit, sisi sumber ditulis di kredit. Coba pakai ini pada transaksi warung sehari-hari.

Anda menjual gula seharga Rp 25.000 tunai. Yang usaha Anda terima adalah uang kas Rp 25.000, jadi Kas masuk ke debit. Sumbernya adalah kegiatan berjualan, jadi Penjualan masuk ke kredit. Sekarang kebalikannya. Anda membayar sewa kios Rp 1.500.000. Yang usaha Anda terima adalah hak memakai kios bulan itu, yang dicatat sebagai Beban Sewa di debit. Sumber pembayarannya adalah uang di laci, jadi Kas masuk ke kredit.

Perhatikan bahwa Kas bisa berada di debit pada transaksi pertama dan di kredit pada transaksi kedua. Itu bukan kontradiksi. Kas di debit berarti kas bertambah, kas di kredit berarti kas berkurang. Prinsip yang sama berlaku untuk semua akun, cuma arahnya berbeda tergantung jenis akunnya, dan itu yang dibahas di bagian berikutnya.

Poin Penting: Jangan menghafal "debit itu masuk, kredit itu keluar". Tanyakan dua hal untuk setiap transaksi: apa yang usaha saya terima, dan dari mana asalnya. Jawaban pertama masuk ke debit, jawaban kedua masuk ke kredit. Cara ini bertahan bahkan untuk transaksi yang jarang terjadi.

Lima Jenis Akun dan Aturan Bertambah Berkurangnya

Semua akun yang akan Anda pakai jatuh ke salah satu dari lima kelompok. Aturan tambah kurangnya mengikuti kelompoknya, bukan mengikuti selera. Tabel berikut adalah satu-satunya bagian yang perlu Anda tempel di dinding warung.

Ada satu akun tambahan yang sering muncul di usaha perorangan dan pantas dihafal terpisah, yaitu Prive. Prive adalah pengambilan uang atau barang usaha untuk keperluan pribadi pemilik. Karena sifatnya mengurangi modal, Prive bertambah di debit, kebalikan dari Modal Pemilik. Menempatkannya di akun terpisah membuat Anda bisa melihat berapa banyak uang usaha yang keluar untuk kebutuhan rumah tangga selama sebulan, angka yang sering mengejutkan pemilik toko saat pertama kali dihitung.

Kenapa polanya seperti itu? Karena semuanya turunan dari satu persamaan: Aset sama dengan Kewajiban ditambah Modal. Aset berada di sisi kiri persamaan sehingga saldo normalnya di debit, sementara Kewajiban dan Modal di sisi kanan sehingga saldo normalnya di kredit. Pendapatan menambah modal jadi ikut aturan modal, dan beban mengurangi modal jadi kebalikannya. Persamaan yang sama ini nanti muncul lagi saat Anda menyusun neraca keuangan, jadi memahaminya sekarang menghemat waktu Anda nanti.

Format Kolom Jurnal Umum dan Langkah Mencatat Satu Transaksi

Jurnal umum bisa ditulis di buku tulis bergaris, di spreadsheet, atau di aplikasi. Kolomnya sama saja.

Kebiasaan menulis akun debit lebih dulu dan akun kredit menjorok ke kanan bukan sekadar estetika. Saat jurnal Anda sudah puluhan halaman, mata bisa langsung membaca arah transaksi tanpa harus menelusuri kolom angka satu per satu.

Urutan langkah mencatat satu transaksi selalu sama, berapa pun rumitnya transaksi itu.

1. Baca bukti transaksinya dan pastikan Anda paham apa yang benar-benar terjadi, bukan sekadar berapa nominalnya.
2. Tentukan akun mana saja yang terpengaruh. Umumnya dua akun, tetapi bisa tiga atau lebih kalau ada pembayaran sebagian.
3. Kelompokkan tiap akun ke aset, kewajiban, modal, pendapatan, atau beban.
4. Putuskan tiap akun bertambah atau berkurang, lalu terjemahkan ke debit atau kredit memakai tabel di bagian sebelumnya.
5. Tulis dan langsung jumlahkan. Total debit harus sama persis dengan total kredit sebelum Anda pindah ke transaksi berikutnya.

Langkah kelima itu yang paling sering dilewati orang karena terasa membuang waktu. Padahal memeriksa keseimbangan satu transaksi butuh lima detik, sedangkan mencari selisih di jurnal sebulan penuh bisa menghabiskan satu malam.

Contoh Jurnal Umum untuk Transaksi Nyata di Toko

Berikut jurnal umum satu bulan untuk Toko Berkah Jaya, sebuah toko sembako fiktif milik Bu Sri. Semua angka di bawah adalah contoh ilustrasi, bukan data usaha nyata, tetapi aritmetikanya dibuat benar supaya bisa Anda telusuri sendiri.

Beberapa catatan supaya tabel itu tidak sekadar dilihat.

Transaksi 3 Maret memakai tiga baris karena satu pembelian dibayar dua sumber sekaligus, yaitu kas Rp 5.000.000 dan utang Rp 2.500.000. Jumlah keduanya Rp 7.500.000, sama dengan nilai barang yang masuk. Jurnal seperti ini disebut jurnal majemuk, dan itu wajar, bukan tanda ada yang salah.

Transaksi 8 Maret adalah kasbon, yang di akuntansi disebut piutang usaha. Barangnya sudah keluar dan pendapatan sudah diakui, tetapi uangnya belum diterima. Banyak warung tidak mencatat ini sama sekali sehingga laba di catatan terlihat lebih kecil daripada yang sebenarnya, sekaligus kehilangan jejak siapa yang masih berutang. Cara menagihnya tanpa merusak hubungan dengan pelanggan sudah dibahas terpisah di panduan mengelola kasbon dan piutang warung.

Transaksi 10 Maret dicatat ke akun Retur Penjualan, bukan dengan cara mengurangi angka penjualan tanggal 5. Alasannya, Anda ingin tahu berapa besar barang yang kembali selama sebulan. Kalau angka retur terus naik, itu sinyal masalah pada mutu barang atau pada supplier, bukan sekadar catatan yang mengganggu.

Kalau Anda ingin melacak nilai persediaan setiap kali barang keluar, tambahkan jurnal pendamping untuk tiap penjualan. Misalnya barang yang terjual tanggal 5 Maret harga belinya Rp 1.400.000, maka jurnalnya adalah debit Beban Pokok Penjualan Rp 1.400.000 dan kredit Persediaan Barang Dagang Rp 1.400.000 (contoh ilustrasi, debit sama dengan kredit). Cara ini membuat stok di catatan selalu sinkron dengan stok di rak, tetapi menuntut Anda tahu harga beli setiap barang yang terjual. Toko yang belum siap sebaiknya menghitung nilai persediaan sekali di akhir bulan lewat stok opname saja.

Satu contoh lagi yang sering ditanyakan, yaitu retur ke arah supplier. Kalau barang yang Anda beli ternyata rusak dan dikembalikan senilai Rp 300.000 sementara utangnya belum dibayar, jurnalnya adalah debit Utang Usaha Rp 300.000 dan kredit Persediaan Barang Dagang Rp 300.000 (contoh ilustrasi, debit sama dengan kredit). Utang Anda berkurang dan barang di gudang juga berkurang, dua-duanya benar.

Cara Memeriksa Jurnal yang Tidak Seimbang

Cepat atau lambat Anda akan menemukan total debit dan kredit tidak sama. Jangan langsung mengulang semuanya dari awal. Ada urutan pemeriksaan yang jauh lebih cepat, dan dua trik aritmetika yang menghemat banyak waktu.

Pertama, hitung selisihnya lalu bagi sembilan. Kalau selisihnya habis dibagi sembilan, hampir pasti ada angka yang tertukar posisinya. Contoh ilustrasi: penjualan Rp 1.850.000 tidak sengaja ditulis Rp 1.580.000, selisihnya Rp 270.000, dan 270.000 dibagi 9 sama dengan 30.000 tanpa sisa. Begitu pola ini muncul, langsung periksa angka-angka yang digitnya mirip.

Kedua, bagi selisihnya dengan dua. Kalau hasilnya persis sama dengan salah satu nominal transaksi Anda, berarti nominal itu ditaruh di sisi yang salah. Contoh ilustrasi: beban sewa Rp 1.500.000 keliru ditulis di kolom kredit, selisih jurnal jadi Rp 3.000.000, dan 3.000.000 dibagi 2 sama dengan 1.500.000. Angka itu langsung menunjuk ke barisnya.

Kalau dua trik itu tidak mengenai, lanjutkan dengan urutan berikut.

1. Jumlahkan ulang kedua kolom dengan alat yang berbeda dari sebelumnya, misalnya kalkulator kalau tadi memakai rumus spreadsheet.
2. Cek transaksi majemuk seperti pembelian yang dibayar sebagian, karena baris ketiga paling sering terlewat.
3. Cocokkan jumlah baris jurnal dengan jumlah bukti transaksi yang Anda punya. Bukti yang belum dijurnal akan langsung terlihat.
4. Periksa transaksi terakhir yang Anda catat sebelum menyadari selisihnya, karena kesalahan terbaru paling mudah diingat konteksnya.
5. Pastikan tidak ada transaksi yang dicatat dua kali, terutama transaksi yang sempat Anda hapus dan tulis ulang.

Pro Tip: Tutup jurnal dan jumlahkan dua kolomnya setiap akhir hari, bukan sebulan sekali. Kalau selisih muncul, cakupan pencarian Anda cuma satu hari transaksi, bukan tiga puluh hari. Kebiasaan lima menit ini menghemat berjam-jam pencarian yang melelahkan di akhir bulan.

Perlu diingat, jurnal yang seimbang belum berarti jurnal yang benar. Kalau Anda mencatat pembelian stok sebagai Beban Sewa dengan nominal yang tepat, totalnya tetap seimbang meski akunnya salah total. Karena itu keseimbangan adalah syarat minimum, bukan bukti bahwa pekerjaan sudah beres.

Dari Jurnal Umum ke Buku Besar sampai Laporan Keuangan

Setelah jurnal terkumpul, langkah berikutnya adalah memindahkan tiap baris ke buku besar, yaitu kumpulan halaman per akun. Kalau jurnal disusun menurut waktu, buku besar disusun menurut akun. Tujuannya satu, mengetahui saldo akhir tiap akun.

Ambil akun Kas dari contoh Toko Berkah Jaya di atas. Semua baris yang menyentuh Kas dikumpulkan menjadi satu halaman seperti ini (contoh ilustrasi).

Saldo akhir Kas Rp 10.230.000 diperoleh dari total debit Rp 22.150.000 dikurangi total kredit Rp 11.920.000. Angka inilah yang seharusnya sama dengan uang fisik di laci ditambah saldo rekening usaha pada akhir Maret. Kalau berbeda, selisihnya adalah pekerjaan rumah Anda hari itu juga, bukan besok.

Proses yang sama diulang untuk setiap akun. Saldo semua akun kemudian dikumpulkan ke satu daftar untuk memastikan total debit dan kredit masih sama, lalu barulah laporan disusun. Akun pendapatan dan beban, termasuk Penjualan, Retur Penjualan, Beban Sewa, dan Beban Gaji, mengalir ke laporan laba rugi. Akun aset, kewajiban, dan modal seperti Kas, Persediaan, Piutang Usaha, Utang Usaha, dan Modal Pemilik mengalir ke neraca. Pergerakan uang tunai masuk dan keluarnya diringkas terpisah di laporan arus kas. Gambaran utuh tentang bagaimana keempat laporan itu saling terkait ada di panduan laporan keuangan untuk usaha kecil.

Sekarang bagian yang jujur soal alat bantu. Aplikasi kasir seperti Kasirnesia mencatat transaksi penjualan secara otomatis setiap kali Anda menyelesaikan pesanan, termasuk metode pembayarannya dan barang yang keluar dari stok. Untuk toko dengan puluhan transaksi sehari, ini menghapus bagian pencatatan yang paling melelahkan dan paling rawan salah tulis, dan detail fiturnya bisa Anda lihat di halaman fitur.

Yang perlu Anda pahami jelas, Kasirnesia adalah aplikasi kasir, bukan software akuntansi lengkap. Transaksi yang tidak lewat mesin kasir tetap perlu Anda catat sendiri, seperti bayar sewa kios, gaji karyawan, angsuran pinjaman, setor modal, dan prive. Justru itu alasan pemilik usaha tetap perlu paham jurnal umum meski kasirnya sudah otomatis. Data penjualan dari aplikasi menjadi bahan baku, sedangkan jurnal untuk transaksi non-penjualan tetap pekerjaan Anda atau orang yang Anda tunjuk.

Cara paling gampang memulai adalah mencatat jurnal untuk transaksi non-penjualan saja selama satu bulan, karena jumlahnya biasanya di bawah dua puluh baris, sambil membiarkan penjualan harian ditangani aplikasi. Setelah terbiasa, gabungkan keduanya menjadi satu jurnal utuh. Anda bisa mencoba pencatatan penjualannya lebih dulu lewat paket gratis, lalu menilai sendiri berapa banyak pekerjaan tulis-menulis yang benar-benar berkurang.

FAQ: Pertanyaan Umum seputar Jurnal Umum

Apa itu jurnal umum? Jurnal umum adalah buku catatan tempat setiap transaksi usaha dicatat untuk pertama kalinya, berurutan menurut tanggal kejadian. Satu baris jurnal memuat tanggal, nama akun yang terpengaruh, dan nilai rupiahnya di sisi debit atau kredit. Karena dicatat paling awal, jurnal umum sering disebut buku catatan asli yang menjadi sumber semua laporan keuangan sesudahnya.

Apa bedanya debit dan kredit dalam jurnal umum? Debit adalah sisi kiri jurnal dan kredit adalah sisi kanan, bukan berarti pemasukan dan pengeluaran. Debit dan kredit hanyalah dua tempat untuk mencatat dua sisi dari satu transaksi yang sama, yaitu ke mana nilainya pergi dan dari mana nilainya berasal. Apakah debit menambah atau mengurangi tergantung jenis akunnya, misalnya kas bertambah di debit tetapi utang justru bertambah di kredit.

Bagaimana cara membuat jurnal umum untuk penjualan tunai di toko? Penjualan tunai membuat uang kas bertambah dan pendapatan bertambah, jadi jurnalnya adalah debit Kas dan kredit Penjualan sebesar nilai yang sama. Misalnya penjualan tunai Rp 1.850.000 dicatat sebagai debit Kas Rp 1.850.000 dan kredit Penjualan Rp 1.850.000. Kalau Anda juga melacak nilai persediaan per transaksi, tambahkan jurnal kedua berupa debit Beban Pokok Penjualan dan kredit Persediaan Barang Dagang sebesar harga beli barangnya.

Kenapa total debit dan kredit di jurnal umum harus sama? Karena setiap transaksi selalu punya dua sisi, yaitu apa yang usaha Anda terima dan apa yang usaha Anda serahkan atau utangi untuk mendapatkannya. Kalau totalnya tidak sama, artinya ada sisi yang belum dicatat, salah angka, atau salah tempat, bukan sekadar masalah kerapian. Jurnal yang tidak seimbang akan membuat neraca tidak bisa disusun dan laporan laba rugi ikut meleset.

Apakah pemilik warung wajib membuat jurnal umum? Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2007 mewajibkan Wajib Pajak orang pribadi yang melakukan kegiatan usaha atau pekerjaan bebas dan Wajib Pajak badan untuk menyelenggarakan pembukuan, dengan pengecualian bagi Wajib Pajak orang pribadi yang diperbolehkan memakai Norma Penghitungan Penghasilan Neto sehingga cukup melakukan pencatatan. Yang diwajibkan undang-undang adalah pembukuannya, bukan bentuk buku tertentu bernama jurnal umum. Untuk memastikan kewajiban Anda secara spesifik, konsultasikan ke kantor pajak atau konsultan pajak, karena Kasirnesia adalah aplikasi kasir dan bukan konsultan pajak.

Apakah aplikasi kasir bisa menggantikan jurnal umum? Aplikasi kasir mencatat transaksi penjualan secara otomatis dan rapi, sehingga sebagian besar baris jurnal yang paling sering muncul di toko sudah tertangani tanpa Anda tulis manual. Tetapi transaksi di luar penjualan seperti bayar sewa kios, gaji karyawan, setor modal, dan pengambilan pribadi tidak lewat mesin kasir, jadi tetap perlu dicatat sendiri. Jadi aplikasi kasir memperkecil pekerjaan jurnal, bukan menghapus kebutuhan Anda memahaminya.

Masih bingung menentukan akun mana yang didebit dan mana yang dikredit untuk transaksi di toko Anda? Chat tim Kasirnesia lewat WhatsApp di wa.me/6285136212005, kami bantu menerjemahkan transaksi harian Anda menjadi baris jurnal yang benar.