Neraca Saldo: Bedanya dengan Neraca Keuangan dan Cara Menyusunnya

Neraca saldo adalah daftar seluruh akun buku besar beserta saldo akhirnya pada satu tanggal, disusun dalam dua kolom debit dan kredit, dengan satu tujuan utama, yaitu memastikan total kedua kolom itu sama besar sebelum laporan keuangan disusun. Dokumen ini adalah kertas kerja internal, bukan laporan yang Anda serahkan ke bank atau ke calon investor. Anggap saja neraca saldo sebagai pemeriksaan kesehatan pembukuan sebelum angkanya dipakai untuk mengambil keputusan.

Masalahnya, banyak pemilik usaha menyamakan neraca saldo dengan neraca keuangan hanya karena keduanya sama-sama memakai kata "neraca" dan sama-sama harus seimbang. Padahal keduanya adalah dua dokumen berbeda, disusun di tahap yang berbeda, berisi akun yang berbeda, dan dibaca oleh orang yang berbeda pula. Kekeliruan ini bukan sekadar soal istilah. Pemilik toko yang mengira neraca saldo sudah setara laporan keuangan sering menyerahkan daftar akun mentah ke pihak bank, atau merasa pembukuannya sudah beres padahal baru lolos pemeriksaan paling dasar. Panduan ini membedah bedanya lebih dulu, lalu masuk penuh ke neraca saldo, mulai dari posisinya dalam siklus akuntansi, format kolomnya, cara menyusunnya dari buku besar, contoh lengkap untuk sebuah toko kecil, cara melacak selisih, sampai kesalahan yang tidak akan pernah ketahuan walau neraca saldo Anda sudah seimbang.

Beda Neraca Saldo dan Neraca Keuangan yang Sering Tertukar

Cara paling cepat memahami bedanya adalah dengan melihat kapan keduanya dibuat. Neraca saldo dibuat di tengah proses, saat semua transaksi sudah masuk buku besar tetapi laporan belum jadi. Neraca keuangan dibuat di ujung proses, setelah semua penyesuaian selesai dan angkanya siap dibaca orang lain. Satu adalah alat kerja, satunya lagi adalah produk akhir.

Perbedaan kedua ada di isinya. Neraca saldo memuat semua akun tanpa kecuali, termasuk akun pendapatan seperti penjualan dan akun beban seperti gaji, listrik, dan sewa. Neraca keuangan tidak memuat akun pendapatan dan beban sama sekali, karena keduanya sudah diringkas menjadi laba bersih dan masuk ke pos modal. Neraca keuangan hanya berisi tiga kelompok, yaitu aset, kewajiban, dan modal. Kalau Anda ingin memahami tiga kelompok itu lebih dalam beserta contohnya, kami sudah membahasnya terpisah di panduan neraca keuangan untuk UMKM.

Perbedaan ketiga ada di arti keseimbangannya. Di neraca saldo, seimbang berarti total kolom debit sama dengan total kolom kredit, dan itu cuma membuktikan pemindahan angka dari jurnal ke buku besar tidak pincang. Di neraca keuangan, seimbang berarti total aset sama dengan total kewajiban ditambah modal, dan itu punya arti ekonomi, yaitu setiap harta yang dimiliki usaha pasti berasal dari utang atau dari hak pemilik. Dua jenis keseimbangan ini kebetulan sama-sama disebut "balance", tetapi maknanya jauh berbeda.

Posisi Neraca Saldo dalam Siklus Akuntansi Usaha Kecil

Neraca saldo tidak berdiri sendiri. Dia adalah satu pos pemeriksaan di tengah rangkaian kerja yang urutannya sudah baku. Rangkaian itu dimulai dari bukti transaksi, misalnya struk penjualan, nota pembelian dari pemasok, dan slip setoran bank. Semua bukti itu dicatat ke jurnal sesuai tanggal kejadiannya, lalu dikelompokkan per akun ke dalam buku besar. Setelah tahap itu selesai, barulah neraca saldo disusun dengan menyalin saldo akhir setiap akun buku besar ke dalam dua kolom.

Setelah neraca saldo seimbang, prosesnya belum berhenti. Berikutnya adalah jurnal penyesuaian untuk hal-hal yang tidak muncul sebagai transaksi kas, misalnya penyusutan peralatan dan perlengkapan yang sudah terpakai. Setelah penyesuaian dicatat, disusun neraca saldo setelah penyesuaian, dan dari situlah laporan laba rugi serta laporan posisi keuangan dibuat. Terakhir, akun pendapatan dan beban ditutup supaya periode berikutnya dimulai dari nol.

Buat pemilik usaha kecil di Indonesia, rangkaian ini bukan sekadar teori kelas akuntansi. Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan mendefinisikan pembukuan sebagai "suatu proses pencatatan yang dilakukan secara teratur untuk mengumpulkan data dan informasi keuangan yang meliputi harta, kewajiban, modal, penghasilan dan biaya, serta jumlah harga perolehan dan penyerahan barang atau jasa, yang ditutup dengan menyusun laporan keuangan berupa neraca, dan laporan laba rugi untuk periode Tahun Pajak tersebut" (UU No. 28 Tahun 2007, Pasal 1). Kalimat "ditutup dengan menyusun laporan keuangan" itu yang penting. Pembukuan baru dianggap lengkap kalau berujung pada laporan, dan neraca saldo adalah jembatan yang membuat penyusunan laporan itu bisa dikerjakan tanpa menebak-nebak.

Undang-undang yang sama, pada Pasal 28 ayat (1), menyatakan bahwa "Wajib Pajak orang pribadi yang melakukan kegiatan usaha atau pekerjaan bebas dan Wajib Pajak badan di Indonesia wajib menyelenggarakan pembukuan", dengan pengecualian pada ayat (2) bagi wajib pajak orang pribadi tertentu yang cukup melakukan pencatatan. Ayat (7) menambahkan bahwa pembukuan sekurang-kurangnya terdiri atas catatan mengenai harta, kewajiban, modal, penghasilan dan biaya, serta penjualan dan pembelian. Kami perlu jujur di sini, Kasirnesia adalah aplikasi kasir, bukan konsultan pajak, jadi untuk memastikan kewajiban mana yang berlaku pada usaha Anda, bicarakan dengan konsultan pajak atau petugas di kantor pelayanan pajak terdekat. Dasar-dasar praktik pencatatannya sendiri sudah kami rangkum di panduan pembukuan usaha.

Format dan Isi Kolom Neraca Saldo

Bentuk neraca saldo jauh lebih sederhana daripada kesan yang ditimbulkan namanya. Umumnya ada empat kolom, yaitu kode akun, nama akun, saldo debit, dan saldo kredit. Setiap akun buku besar mendapat satu baris, dan saldonya ditulis hanya di satu kolom, sesuai saldo normal akun tersebut. Tidak ada akun yang saldonya ditulis di dua kolom sekaligus.

Urutan barisnya juga baku dan sebaiknya tidak diacak, karena urutan inilah yang memudahkan Anda memindahkan angka ke laporan nanti. Urutannya dimulai dari aset, lalu kewajiban, modal, prive, pendapatan, dan terakhir beban. Kalau Anda memakai kode akun, urutan itu biasanya sudah otomatis mengikuti nomor kodenya.

Yang paling sering membuat pemula tersandung adalah menentukan sisi mana yang benar untuk sebuah akun. Aturannya bergantung pada saldo normal masing-masing kelompok akun, dan tabel berikut bisa Anda tempel di dekat meja kerja.

Ada satu pengecualian yang perlu Anda ingat, yaitu akun akumulasi penyusutan. Akun ini melekat pada aset tetap seperti peralatan toko, tetapi saldonya berada di kolom kredit karena sifatnya mengurangi nilai aset. Banyak neraca saldo pemula jadi timpang hanya karena akumulasi penyusutan ditaruh di kolom debit.

Cara Menyusun Neraca Saldo dari Saldo Buku Besar

Kalau buku besar Anda sudah rapi, menyusun neraca saldo hanyalah pekerjaan menyalin dan menjumlah. Justru di situ letak jebakannya, karena pekerjaan menyalin terasa remeh sehingga sering dilakukan sambil lalu. Ikuti urutan berikut supaya tidak ada akun yang tertinggal.

1. Tutup dulu semua buku besar per tanggal yang Anda pilih. Tentukan satu tanggal pasti, misalnya 30 September, lalu pastikan semua transaksi sampai tanggal itu sudah masuk. Transaksi yang belum dicatat akan membuat angka yang Anda kejar berikutnya jadi sia-sia.
2. Hitung saldo akhir tiap akun buku besar. Untuk akun bersaldo normal debit, kurangkan total kredit dari total debit. Untuk akun bersaldo normal kredit, lakukan sebaliknya. Tulis hasilnya di kolom saldo buku besar sebelum dipindahkan.
3. Salin saldo akhir ke baris neraca saldo sesuai sisinya. Satu akun satu baris, satu angka satu kolom. Jangan menggabungkan dua akun sejenis menjadi satu baris hanya karena nilainya kecil, karena itu menyulitkan penelusuran kalau nanti ada selisih.
4. Cocokkan jumlah baris dengan jumlah akun aktif. Kalau buku besar Anda punya 16 akun bersaldo, neraca saldo juga harus punya 16 baris. Langkah sederhana ini mencegah kesalahan paling umum, yaitu ada akun yang lupa dipindahkan.
5. Jumlahkan kolom debit dan kolom kredit secara terpisah. Jumlahkan dua kali dengan cara berbeda, misalnya sekali dari atas ke bawah dan sekali dari bawah ke atas, supaya salah jumlah cepat ketahuan.
6. Bandingkan kedua total. Kalau sama, beri tanda dan lanjutkan ke tahap penyesuaian. Kalau berbeda, jangan buru-buru mengubah angka supaya kelihatan pas. Cari sumber selisihnya, karena angka yang dipaksa seimbang akan menyesatkan laporan Anda sendiri.

Satu catatan praktis untuk usaha yang memegang uang tunai harian. Saldo kas di neraca saldo sebaiknya dicocokkan dulu dengan hitungan fisik uang di laci, karena selisih kas kecil yang dibiarkan menumpuk akan muncul sebagai angka yang tidak bisa dijelaskan di akhir bulan. Cara mengelola dan mempertanggungjawabkan uang operasional harian sudah kami bahas di panduan kas kecil.

Contoh Neraca Saldo Toko Kelontong Bulan Berjalan

Berikut contoh ilustrasi neraca saldo sebuah toko kelontong per 30 September, dengan sistem persediaan perpetual sehingga beban pokok penjualan sudah muncul sebagai akun tersendiri. Semua angka di bawah ini adalah contoh ilustrasi, bukan data usaha nyata, tetapi penjumlahannya benar dan bisa Anda telusuri sendiri.

Perhatikan bahwa kedua kolom berjumlah sama, yaitu Rp 116.400.000. Anda bisa membuktikannya sendiri. Kolom debit terdiri dari Rp 8.400.000 ditambah Rp 12.500.000, Rp 3.200.000, Rp 24.750.000, Rp 1.150.000, Rp 15.000.000, Rp 2.000.000, Rp 38.600.000, Rp 6.500.000, Rp 3.000.000, Rp 850.000, dan Rp 450.000. Kolom kredit terdiri dari Rp 2.500.000 ditambah Rp 9.800.000, Rp 10.000.000, Rp 40.000.000, dan Rp 54.100.000, yang totalnya juga Rp 116.400.000.

Yang perlu Anda catat, keseimbangan ini tidak berarti toko tersebut untung. Untuk mengetahui untung atau rugi, angka penjualan sebesar Rp 54.100.000 harus dikurangi beban pokok penjualan Rp 38.600.000, menghasilkan laba kotor Rp 15.500.000. Setelah dikurangi beban gaji, sewa, listrik, dan lain-lain yang totalnya Rp 10.800.000, tersisa laba usaha Rp 4.700.000 sebelum penyesuaian. Neraca saldo hanya menyediakan bahannya, bukan kesimpulannya.

Cara Melacak Selisih Saat Debit dan Kredit Tidak Seimbang

Kalau kedua kolom tidak sama, godaan pertama biasanya adalah mengecek ulang seluruh jurnal dari awal. Cara itu memang berhasil, tetapi memakan waktu berjam-jam. Ada jalan yang jauh lebih cepat, yaitu membaca pola angka selisihnya lebih dulu, karena tiap jenis kesalahan meninggalkan jejak yang khas.

Urutan pemeriksaan yang kami sarankan begini. Bagi dulu selisihnya dengan 9. Kalau hasilnya bilangan bulat, arahkan pencarian ke kesalahan penulisan digit. Kalau tidak, bagi selisihnya dengan 2 dan cari akun bersaldo persis sebesar hasil pembagian itu, karena kemungkinan besar akun itulah yang salah kolom. Kalau kedua cara gagal, cocokkan jumlah baris neraca saldo dengan jumlah akun di buku besar untuk memastikan tidak ada yang tertinggal. Baru setelah itu Anda perlu menghitung ulang penjumlahan kolom dan saldo akhir tiap akun.

Perlu ditegaskan, memaksa neraca saldo seimbang dengan menambahkan akun karangan bernama "selisih" adalah kebiasaan yang berbahaya. Angka itu akan terbawa terus ke laporan berikutnya dan menutupi masalah nyata, misalnya uang kas yang benar-benar berkurang atau stok yang benar-benar hilang.

Kesalahan yang Tidak Terdeteksi Neraca Saldo Walau Sudah Seimbang

Bagian ini yang paling sering dilewatkan, padahal justru di sinilah batas kemampuan neraca saldo terlihat. Neraca saldo hanya memeriksa apakah angka di dua kolom sama besar. Dia tidak punya cara untuk tahu apakah angka itu benar, apakah masuk ke akun yang tepat, atau apakah transaksinya memang pernah terjadi. Ada beberapa jenis kesalahan yang membuat pembukuan Anda keliru tetapi neraca saldo tetap seimbang sempurna.

Pertama, transaksi yang sama sekali tidak dicatat. Kalau sebuah nota pembelian dari pemasok senilai Rp 1.800.000 hilang dan tidak pernah masuk jurnal, tidak ada satu pun kolom yang timpang, karena memang tidak ada angka yang masuk di kedua sisi. Kedua, transaksi yang dicatat dua kali secara lengkap. Duplikasi ini menambah nilai di debit dan kredit dalam jumlah yang sama, jadi keseimbangan tetap terjaga meski persediaan dan utang Anda menggelembung.

Ketiga, salah akun tetapi sisinya benar. Misalnya pembelian rak toko senilai Rp 3.500.000 dicatat sebagai beban perlengkapan, bukan sebagai peralatan toko. Kedua akun sama-sama bersaldo debit, jadi total kolom debit tidak berubah sedikit pun dan neraca saldo tetap seimbang. Akibatnya baru terasa di laporan, karena laba bulan itu tercatat lebih rendah Rp 3.500.000 dari yang sebenarnya, sementara nilai aset tetap Anda kurang dengan jumlah yang sama.

Keempat, nilai yang salah tetapi ditulis sama besar di kedua sisi. Penjualan tunai Rp 450.000 yang terlanjur dicatat Rp 540.000 di debit kas sekaligus di kredit penjualan tidak akan membuat kolom timpang, walau omzet Anda jadi terlalu tinggi Rp 90.000. Kelima, dua kesalahan yang kebetulan saling menutup. Satu akun kelebihan Rp 200.000 di debit dan akun lain kelebihan Rp 200.000 di kredit akan membuat totalnya tetap sama, dan keduanya bisa lolos berbulan-bulan. Keenam, transaksi yang dicatat di periode yang salah. Penjualan tanggal 1 Oktober yang terlanjur dicatat 30 September tetap seimbang, tetapi laba September Anda jadi tidak mencerminkan bulan yang sebenarnya.

Karena itu neraca saldo perlu dilengkapi pemeriksaan lain yang sifatnya membandingkan catatan dengan kenyataan fisik. Hitung ulang uang di laci dan cocokkan dengan saldo kas. Lakukan stok opname dan bandingkan hasilnya dengan saldo persediaan. Cocokkan mutasi rekening bank dengan akun kas di bank. Periksa apakah tiap baris di neraca saldo punya bukti transaksi yang bisa ditunjukkan, karena Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan Pasal 28 ayat (11) mewajibkan buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan disimpan selama sepuluh tahun di Indonesia (UU No. 28 Tahun 2007).

Neraca Saldo Setelah Penyesuaian dan Jalan Menuju Laporan Keuangan

Setelah neraca saldo awal seimbang, tahap berikutnya adalah mencatat hal-hal yang nyata terjadi tetapi tidak pernah muncul sebagai aliran uang. Inilah yang disebut jurnal penyesuaian, dan hasilnya disusun ulang menjadi neraca saldo setelah penyesuaian. Untuk toko kecil, penyesuaian yang paling sering dibutuhkan cuma beberapa jenis, yaitu penyusutan aset tetap, perlengkapan yang sudah terpakai, beban yang sudah dibayar di muka, pendapatan yang sudah diterima tetapi barangnya belum diserahkan, serta selisih hasil stok opname.

Kembali ke contoh ilustrasi tadi. Peralatan toko senilai Rp 15.000.000 diperkirakan bermanfaat lima tahun, sehingga penyusutannya Rp 3.000.000 per tahun atau Rp 250.000 per bulan. Penyesuaiannya mencatat beban penyusutan Rp 250.000 di debit dan menambah akumulasi penyusutan Rp 250.000 di kredit, sehingga akumulasi penyusutan naik dari Rp 2.500.000 menjadi Rp 2.750.000. Penyesuaian kedua, hitungan fisik menunjukkan perlengkapan toko yang tersisa tinggal Rp 900.000 dari saldo tercatat Rp 1.150.000, jadi ada beban perlengkapan Rp 250.000 di debit dan pengurangan akun perlengkapan Rp 250.000 di kredit.

Setelah kedua penyesuaian itu, kolom debit bertambah Rp 250.000 untuk beban penyusutan dan Rp 250.000 untuk beban perlengkapan, lalu berkurang Rp 250.000 karena saldo perlengkapan turun, sehingga totalnya menjadi Rp 116.650.000. Kolom kredit bertambah Rp 250.000 dari akumulasi penyusutan, sehingga totalnya juga Rp 116.650.000. Kedua kolom tetap sama besar, dan angka inilah yang dipakai menyusun laporan. Dari sini, laba kotor Rp 15.500.000 dikurangi beban operasional yang kini menjadi Rp 11.300.000 menghasilkan laba bersih Rp 4.200.000, turun dari Rp 4.700.000 sebelum penyesuaian.

Dari neraca saldo setelah penyesuaian itulah dua laporan utama dibuat. Akun penjualan dan seluruh akun beban dipindahkan ke laporan laba rugi, sementara akun aset, kewajiban, modal, dan prive dipindahkan ke neraca keuangan. Bersama laporan arus kas dan catatan pendukungnya, keduanya membentuk satu paket yang biasa disebut laporan keuangan. Neraca saldo sendiri berhenti di sini, tugasnya selesai begitu angkanya dipakai.

Mengerjakan seluruh rangkaian ini secara manual di buku tulis memang bisa, tetapi menyita waktu yang seharusnya dipakai melayani pembeli. Bagian yang paling melelahkan bukan menyusun neraca saldonya, melainkan mengumpulkan angka penjualan harian dan pergerakan stok satu per satu. Aplikasi kasir seperti Kasirnesia mencatat transaksi dan mutasi stok secara otomatis di titik penjualan, sehingga angka yang Anda salin ke buku besar sudah lebih rapi sejak awal. Kalau Anda sedang menimbang perangkat lunak yang lebih spesifik untuk pembukuan, kami sudah membandingkan pilihannya di ulasan software akuntansi usaha.

Pertanyaan Umum seputar Neraca Saldo

Apa itu neraca saldo? Neraca saldo adalah daftar seluruh akun buku besar beserta saldo akhirnya pada satu tanggal, disusun dalam dua kolom, debit dan kredit. Fungsinya adalah memeriksa apakah total kolom debit sudah sama besar dengan total kolom kredit sebelum laporan keuangan disusun. Neraca saldo adalah kertas kerja internal, bukan laporan yang diserahkan ke pihak luar.

Apa beda neraca saldo dan neraca keuangan? Neraca saldo adalah daftar kerja berisi semua akun buku besar, termasuk akun pendapatan dan beban, yang dipakai untuk mengecek keseimbangan pencatatan sebelum laporan dibuat. Neraca keuangan atau laporan posisi keuangan adalah laporan jadi yang hanya memuat aset, kewajiban, dan modal pada satu tanggal, dan inilah yang ditunjukkan ke bank atau pihak luar. Neraca saldo disusun lebih dulu, neraca keuangan adalah salah satu hasil akhirnya.

Kapan neraca saldo disusun? Neraca saldo disusun setelah semua transaksi dicatat di jurnal dan dipindahkan ke buku besar, biasanya di akhir bulan atau akhir periode pembukuan. Setelah neraca saldo dibuat dan seimbang, barulah jurnal penyesuaian dicatat, lalu disusun neraca saldo setelah penyesuaian sebagai dasar penyusunan laporan laba rugi dan laporan posisi keuangan.

Kenapa total debit dan kredit di neraca saldo harus sama? Karena setiap transaksi dicatat dengan sistem pencatatan berpasangan, satu sisi debit selalu diimbangi sisi kredit dengan nilai yang sama. Kalau semua jurnal sudah dipindahkan ke buku besar dengan benar, penjumlahan seluruh saldo debit otomatis sama dengan penjumlahan seluruh saldo kredit. Selisih di antara keduanya adalah tanda ada kesalahan penulisan, penjumlahan, atau pemindahan yang harus ditelusuri.

Bagaimana cara mencari selisih kalau neraca saldo tidak seimbang? Mulai dari pola selisihnya. Kalau selisih habis dibagi sembilan, kemungkinan besar ada dua digit yang tertukar atau salah geser satuan. Kalau selisih persis dua kali saldo sebuah akun, saldo itu kemungkinan ditulis di kolom yang salah. Kalau selisih persis sama dengan saldo satu akun, kemungkinan ada akun buku besar yang belum dipindahkan ke neraca saldo.

Apakah neraca saldo yang seimbang berarti pembukuan sudah pasti benar? Tidak. Neraca saldo hanya memeriksa keseimbangan angka, bukan kebenaran isinya. Transaksi yang sama sekali tidak dicatat, transaksi yang dicatat dua kali di kedua sisi, nilai salah yang ditulis sama besar di debit dan kredit, serta pencatatan ke akun yang keliru tetapi sisinya benar, semuanya tidak akan membuat neraca saldo timpang. Karena itu neraca saldo perlu dilengkapi stok opname, rekonsiliasi kas, dan pemeriksaan bukti transaksi.

Masih bingung memisahkan mana yang neraca saldo dan mana yang neraca keuangan untuk usaha Anda? Chat tim Kasirnesia lewat WhatsApp di wa.me/6285136212005, kami bantu menunjukkan angka mana di laporan kasir Anda yang bisa langsung dipakai menyusun keduanya.