Reorder point adalah tingkat sisa stok yang menjadi tanda bahwa Anda harus segera memesan ulang barang, dihitung dengan rumus sederhana yaitu perkiraan pemakaian selama masa tunggu pengiriman ditambah stok cadangan. Dalam bahasa Indonesia istilah ini sering disebut titik pemesanan ulang. Fungsinya cuma satu, memberi tahu Anda kapan waktu yang tepat untuk pesan lagi supaya barang tidak keburu habis sebelum kiriman berikutnya datang. Definisi ini sejalan dengan penjelasan referensi manajemen persediaan, bahwa reorder point adalah level stok yang memicu tindakan pengisian ulang dan biasanya dihitung dari perkiraan pemakaian selama lead time ditambah safety stock (Wikipedia).
Bagi pemilik warung, kafe, atau toko kelontong, angka ini menyentuh dompet secara langsung lewat dua sisi. Kalau Anda memesan terlalu telat, barang laris habis di jam ramai dan penjualan pindah ke warung sebelah. Kalau Anda memesan terlalu cepat dan terlalu banyak, modal Anda mengendap di gudang, dan untuk barang seperti susu atau sayur, sebagiannya bisa keburu basi sebelum sempat terjual. Reorder point membantu Anda berdiri di titik tengah yang pas, tidak kehabisan tapi juga tidak menumpuk. Artikel ini membedah apa itu reorder point, kenapa penting, rumus dan cara menghitungnya langkah demi langkah, sampai kesalahan umum yang sering terjadi.
Daftar Isi
- Apa Itu Reorder Point dan Kenapa Angka Ini Menentukan Untung Rugi
- Dua Kerugian Kalau Anda Tidak Punya Reorder Point
- Rumus Reorder Point dan Cara Menghitungnya Langkah demi Langkah
- Contoh Menghitung Reorder Point untuk Warung dan Kafe
- Cara Menentukan Lead Time dan Safety Stock yang Realistis
- Menghubungkan Reorder Point dengan Stok Minimum di Aplikasi Kasir
- Kesalahan Umum Saat Menerapkan Reorder Point
- FAQ: Pertanyaan Umum seputar Reorder Point
Apa Itu Reorder Point dan Kenapa Angka Ini Menentukan Untung Rugi
Bayangkan Anda punya warung nasi dan setiap hari memakai beras dalam jumlah yang kurang lebih tetap. Kalau Anda menunggu sampai karung beras benar-benar kosong baru memesan, ada jeda beberapa hari sampai kiriman datang, dan selama jeda itu Anda tidak bisa masak. Reorder point menjawab pertanyaan yang sering ditunda pemilik usaha, yaitu pada sisa berapa kilogram beras Anda seharusnya sudah menelepon supplier, bukan menunggu sampai habis.
Jadi reorder point bukan tebakan "kira-kira", melainkan sebuah angka pasti untuk setiap barang. Kata kuncinya "untuk setiap barang", karena beras, minyak goreng, gula, dan gas punya kecepatan habis dan waktu tunggu supplier yang berbeda. Satu angka ajaib untuk semua barang justru menyesatkan. Reorder point beras hampir pasti berbeda dengan reorder point tabung gas.
Ada dua bahan penyusun yang perlu Anda kenali dulu, dan keduanya akan dibahas lebih dalam di bagian selanjutnya. Pertama, lead time, yaitu jeda waktu dari saat Anda memesan sampai barang siap dipakai. Kedua, safety stock, yaitu stok cadangan yang sengaja disimpan untuk menghadapi penjualan yang tiba-tiba melonjak atau supplier yang datang terlambat. Referensi manajemen persediaan menyebut kedua faktor ini secara persis, yaitu delivery time stock (kebutuhan selama masa tunggu) dan safety stock sebagai perlindungan terhadap fluktuasi permintaan (Wikipedia).
Kenapa angka ini menentukan untung rugi? Karena stok adalah bentuk lain dari uang tunai Anda. Setiap kilogram beras di rak adalah modal yang sedang menunggu berubah jadi penjualan. Kalau stoknya terlalu tipis, Anda kehilangan penjualan saat kehabisan. Kalau terlalu tebal, uang Anda tertahan di barang yang belum tentu cepat laku. Reorder point adalah alat sederhana untuk menjaga keseimbangan itu tanpa Anda harus menebak-nebak setiap hari.
Dua Kerugian Kalau Anda Tidak Punya Reorder Point
Tanpa reorder point, pengelolaan stok berjalan berdasarkan ingatan dan perasaan. Cara ini bisa jalan saat usaha masih kecil, tapi mulai bocor begitu jumlah barang bertambah. Ada dua kerugian yang muncul, dan keduanya sama-sama menggerus keuntungan dari arah yang berlawanan.
Kerugian pertama adalah kehabisan stok, atau dalam istilah persediaan disebut stockout. Saat barang laris habis di jam sibuk, penjualan yang seharusnya masuk melayang begitu saja. Pembeli yang tidak menemukan barang yang dicari akan pindah ke toko lain, mengganti dengan barang lain, atau membatalkan niat belanjanya. Rangkuman riset ritel yang dikutip halaman persediaan menyebut peritel pada umumnya kehilangan sekitar 4 persen penjualan akibat barang kosong, dan kerugiannya tidak berhenti di transaksi yang batal, tapi juga menurunkan loyalitas pelanggan (Wikipedia). Untuk warung, hitungannya nyata. Kalau menu ayam goreng habis pukul dua siang padahal pembeli masih ramai sampai sore, potensi omzet sore itu hilang, dan sebagian pelanggan mungkin tidak balik lagi karena kecewa.
Kerugian kedua justru kebalikannya, yaitu stok menumpuk terlalu banyak. Kalau setiap kali pesan Anda selalu membeli dalam jumlah besar karena takut kehabisan, modal Anda terikat di gudang. Referensi safety stock mengingatkan bahwa cadangan yang terlalu banyak menimbulkan biaya penyimpanan yang tinggi, dan barang yang tersimpan terlalu lama bisa rusak, kadaluarsa, atau pecah selama disimpan (Wikipedia). Untuk usaha F&B ini terasa tajam. Sebuah kafe yang menyetok susu UHT terlalu banyak akan mendapati sebagian kartonnya lewat tanggal kadaluarsa sebelum sempat dipakai, dan itu sama saja membuang uang ke tempat sampah. Kalau Anda ingin memahami bagaimana barang menumpuk menekan modal, cara mencatat pergerakannya bisa dilihat di panduan kartu stok.
Reorder point menyelesaikan kedua kerugian ini sekaligus. Ia memberi tahu Anda kapan harus memesan supaya tidak kehabisan, tanpa memaksa Anda memborong barang lebih dari yang benar-benar dibutuhkan sampai kiriman berikutnya tiba.
Rumus Reorder Point dan Cara Menghitungnya Langkah demi Langkah
Rumus reorder point sederhana dan bisa dihitung dengan kalkulator biasa:
Reorder point = (rata-rata pemakaian harian x lead time) + safety stock
Bagian pertama, rata-rata pemakaian harian dikali lead time, adalah perkiraan berapa banyak barang yang habis selama Anda menunggu kiriman datang. Bagian kedua, safety stock, adalah bantalan tambahan untuk hari-hari yang tidak biasa. Berikut cara menghitungnya langkah demi langkah.
Langkah pertama, hitung rata-rata pemakaian harian. Ambil data pemakaian barang selama beberapa hari terakhir, lalu bagi dengan jumlah harinya. Data ini paling akurat kalau diambil dari catatan penjualan, bukan dikira-kira. Kalau Anda memakai aplikasi kasir, angka pemakaian bisa ditarik dari laporan penjualan harian tanpa harus menghitung manual. Misalnya dalam 7 hari terakhir sebuah kafe memakai total 70 liter susu, maka rata-rata pemakaian harian adalah 70 dibagi 7, yaitu 10 liter per hari.
Langkah kedua, tentukan lead time dalam satuan hari. Ini jeda dari saat pesan sampai barang siap dipakai. Kalau Anda memesan pagi ini dan susu datang lusa, lead time-nya 2 hari.
Langkah ketiga, tentukan safety stock. Ini cadangan untuk berjaga-jaga, dan cara menghitungnya dibahas lebih detail di bagian berikutnya. Anggap saja untuk susu tadi Anda menyiapkan cadangan 8 liter.
Terakhir, gabungkan ketiganya. Reorder point susu = (10 x 2) + 8 = 20 + 8 = 28 liter. Artinya, begitu sisa susu di kulkas tinggal 28 liter, saat itulah Anda menelepon supplier untuk pesan lagi, bukan menunggu sampai benar-benar habis. Perlu dicatat bahwa referensi persediaan juga memberi contoh perhitungan serupa, misalnya pemakaian 50 unit per hari dikali lead time 7 hari menghasilkan kebutuhan 350 unit selama masa tunggu, lalu ditambah safety stock (Wikipedia).
Satu hal yang perlu dipisahkan, reorder point menjawab pertanyaan "kapan pesan", bukan "berapa banyak yang harus dipesan". Berapa banyak jumlah sekali pesan diatur oleh perhitungan lain yang dikenal sebagai economic order quantity, yaitu jumlah pesanan yang menyeimbangkan biaya simpan dan biaya pesan (Wikipedia). Untuk usaha kecil, Anda tidak harus menghitung keduanya sekaligus. Mulai dari reorder point dulu supaya berhenti kehabisan, baru pikirkan jumlah pesanan yang paling hemat setelah pola pemakaian Anda stabil.
Contoh Menghitung Reorder Point untuk Warung dan Kafe
Supaya lebih terasa, mari kita ambil contoh warung nasi yang stok utamanya beras. Semua angka di bawah ini contoh ilustrasi, tapi aritmetikanya benar dan bisa Anda ganti dengan angka usaha Anda sendiri.
Warung tersebut rata-rata memakai 8 kg beras per hari. Supplier langganan biasanya mengantar 3 hari setelah dipesan, jadi lead time-nya 3 hari. Pemiliknya ingin menyiapkan cadangan 10 kg untuk mengantisipasi hari yang lebih ramai dari biasanya. Maka reorder point beras adalah (8 x 3) + 10 = 24 + 10 = 34 kg. Kesimpulannya, saat karung beras tersisa 34 kg, pemilik warung sudah harus memesan lagi. Kalau ia menunggu sampai di bawah itu, ada risiko beras habis sebelum kiriman baru datang.
Prinsip yang sama berlaku untuk semua barang, hanya angkanya yang berubah. Tabel berikut merangkum reorder point untuk beberapa barang warung dan kafe. Perhatikan bahwa kolom terakhir menunjukkan perhitungannya secara terbuka supaya mudah Anda periksa ulang.
| Barang | Pemakaian per hari | Lead time (hari) | Safety stock | Reorder point = (pemakaian x lead time) + safety stock |
|---|---|---|---|---|
| Beras (warung nasi) | 8 kg | 3 | 10 kg | (8 x 3) + 10 = 34 kg |
| Minyak goreng | 4 liter | 3 | 6 liter | (4 x 3) + 6 = 18 liter |
| Gula pasir | 3 kg | 2 | 5 kg | (3 x 2) + 5 = 11 kg |
| Gas LPG 3 kg | 2 tabung | 1 | 3 tabung | (2 x 1) + 3 = 5 tabung |
| Susu UHT (kafe) | 10 liter | 2 | 8 liter | (10 x 2) + 8 = 28 liter |
| Gelas plastik cup (kafe) | 150 cup | 5 | 200 cup | (150 x 5) + 200 = 950 cup |
Coba baca satu baris pelan-pelan supaya polanya menempel. Gas LPG dipakai 2 tabung per hari, lead time-nya cuma 1 hari karena agen gas dekat dan cepat, dengan cadangan 3 tabung. Reorder point-nya (2 x 1) + 3 = 5 tabung. Jadi saat tabung tersisa 5, pesan lagi. Bandingkan dengan gelas plastik cup di kafe yang lead time-nya panjang, 5 hari, karena harus dipesan dari distributor luar kota. Karena lead time panjang, kebutuhan selama menunggu jadi besar, 150 x 5 = 750 cup, ditambah cadangan 200, sehingga reorder point-nya 950 cup. Barang dengan lead time panjang otomatis punya reorder point yang lebih tinggi, karena Anda harus memesan jauh lebih awal.
Cara Menentukan Lead Time dan Safety Stock yang Realistis
Dua bahan yang paling sering salah tebak adalah lead time dan safety stock, jadi keduanya layak dibahas terpisah. Kalau kedua angka ini asal-asalan, hasil reorder point-nya juga ikut meleset.
Untuk lead time, jangan mengandalkan janji supplier. Ukur dari kenyataan. Catat tanggal Anda memesan dan tanggal barang benar-benar siap dipakai untuk beberapa kali pembelian terakhir. Kalau tiga pesanan terakhir datang di hari ke-1, ke-2, dan ke-3, jangan ambil rata-ratanya yang 2 hari, tapi gunakan angka yang agak longgar seperti 3 hari. Alasannya, kalau reorder point Anda dihitung dengan lead time paling cepat, Anda akan sering kecolongan saat supplier kebetulan lambat. Perlu diingat juga, lead time bisa memanjang saat musim ramai, karena supplier melayani banyak pelanggan sekaligus. Untuk barang yang harus dipesan dari grosir luar kota, lead time hampir selalu lebih panjang daripada barang yang bisa dibeli dari agen dekat, jadi bedakan keduanya.
Untuk safety stock, ada dua pendekatan yang mudah dipakai usaha kecil. Pendekatan pertama, metode selisih puncak. Ambil pemakaian di hari tersibuk, kurangi pemakaian rata-rata, lalu kalikan lead time. Contoh dari kafe tadi, pemakaian susu rata-rata 10 liter per hari, tapi di akhir pekan bisa naik ke 14 liter. Selisihnya 14 dikurangi 10, yaitu 4 liter per hari. Selama lead time 2 hari, potensi kekurangannya 4 x 2 = 8 liter, dan itulah safety stock 8 liter yang dipakai di contoh sebelumnya. Pendekatan kedua lebih sederhana, yaitu hari cadangan. Anda cukup menyiapkan stok setara pemakaian beberapa hari, misalnya cadangan 1 hari untuk susu berarti 10 liter.
Yang penting, safety stock adalah soal keseimbangan, bukan semakin banyak semakin baik. Referensi safety stock menegaskan adanya trade-off, cadangan terlalu banyak menaikkan biaya simpan dan risiko barang rusak, sedangkan cadangan terlalu sedikit menaikkan risiko kehabisan dan kehilangan penjualan (Wikipedia). Untuk barang yang cepat basi seperti susu, sayur, dan daging, buat safety stock secukupnya saja, lalu pastikan yang lama dipakai lebih dulu dengan metode FIFO supaya cadangan tidak keburu kadaluarsa. Untuk barang tahan lama seperti gula atau gas, Anda boleh sedikit lebih longgar.
Menghubungkan Reorder Point dengan Stok Minimum di Aplikasi Kasir
Kabar baiknya, Anda tidak perlu menghitung reorder point setiap hari secara manual. Banyak aplikasi kasir dan aplikasi stok punya kolom bernama "stok minimum", "batas stok", atau "peringatan stok" untuk tiap produk. Kolom itulah tempat yang tepat untuk mengisi hasil hitungan reorder point Anda. Jadi hubungannya begini, reorder point adalah cara menghitung angkanya, dan stok minimum di aplikasi adalah tempat menyimpan angka itu supaya sistem yang mengingatkan, bukan Anda.
Setelah kolom itu diisi, aplikasi akan memberi notifikasi otomatis begitu sisa stok menyentuh angka tersebut. Anda tidak perlu lagi bolak-balik mengecek gudang atau menghafal sisa setiap barang. Contohnya, isi stok minimum beras dengan 34 kg sesuai hitungan tadi, dan aplikasi akan menandai beras saat stoknya turun ke 34 kg. Fitur pencatatan stok yang rapi seperti ini bisa Anda pelajari di panduan aplikasi stok barang.
Supaya angka reorder point tetap akurat, ada dua kebiasaan yang perlu dijaga. Pertama, pastikan data pemakaian harian benar. Aplikasi menghitung pemakaian dari transaksi, jadi setiap penjualan dan pemakaian bahan harus tercatat. Kedua, pastikan jumlah stok di sistem cocok dengan fisik di gudang. Selisih antara catatan dan barang nyata membuat notifikasi salah waktu, entah terlalu cepat atau terlambat. Karena itu lakukan stok opname secara rutin untuk menyamakan angka sistem dengan hitungan fisik. Dengan data pemakaian yang benar dan stok yang cocok, reorder point yang tersimpan di aplikasi akan bekerja seperti asisten yang selalu mengingatkan tepat waktu.
Kasirnesia menyediakan pencatatan stok bahan yang bisa Anda pakai untuk menerapkan reorder point ini, tetapi jujur saja, alat sebagus apa pun tetap butuh angka yang Anda tentukan sendiri. Aplikasi bisa mengingatkan, namun keputusan berapa lead time dan safety stock yang wajar untuk usaha Anda tetap ada di tangan Anda.
Kesalahan Umum Saat Menerapkan Reorder Point
Setelah paham rumus dan cara menghitung, ada beberapa kesalahan yang berulang kali membuat reorder point tidak berfungsi seperti seharusnya. Mengenalinya sejak awal menghemat banyak kerugian.
- Memakai satu angka untuk semua barang. Setiap barang punya kecepatan habis dan lead time yang berbeda, jadi reorder point beras tidak boleh disamakan dengan reorder point gas atau susu. Hitung per barang, bukan satu angka untuk seluruh toko.
- Menghitung dari tebakan, bukan data. Reorder point yang dibangun dari perasaan "kayaknya sehari habis segini" mudah meleset. Ambil pemakaian dari catatan penjualan atau kartu stok supaya rata-rata hariannya mendekati kenyataan.
- Lupa menaikkan angka saat musim ramai. Menjelang akhir pekan, gajian, atau hari besar, pemakaian harian naik dan lead time supplier sering ikut memanjang. Reorder point yang dipakai di hari biasa akan terlalu rendah untuk musim ramai, sehingga tetap kecolongan.
- Safety stock terlalu besar untuk barang cepat basi. Cadangan yang berlebihan untuk susu, sayur, atau daging berujung barang kadaluarsa dan terbuang. Untuk barang seperti ini, kecilkan safety stock dan percepat perputarannya.
- Menganggap reorder point angka mati. Pola penjualan berubah seiring waktu, menu baru muncul, menu lama meredup. Tinjau ulang reorder point setidaknya sebulan sekali, atau setiap kali pola penjualan berubah jelas, supaya angkanya tetap relevan.
- Mengabaikan selisih stok sistem dan fisik. Kalau catatan di aplikasi tidak cocok dengan barang nyata, notifikasi reorder point ikut salah. Stok opname rutin adalah penjaga agar hitungan tetap bisa dipercaya.
Menghindari enam kesalahan ini membuat reorder point berubah dari sekadar teori jadi alat harian yang benar-benar menjaga stok Anda tetap aman tanpa menumpuk modal.
FAQ: Pertanyaan Umum seputar Reorder Point
Apa itu reorder point? Reorder point adalah tingkat sisa stok yang menjadi tanda bahwa Anda harus segera memesan ulang barang. Angka ini dihitung dari perkiraan pemakaian selama masa tunggu pengiriman ditambah stok cadangan, sehingga barang tidak habis sebelum kiriman berikutnya datang. Dalam bahasa Indonesia istilah ini sering disebut titik pemesanan ulang.
Bagaimana rumus menghitung reorder point? Rumusnya adalah reorder point = (rata-rata pemakaian harian x lead time) + safety stock. Contoh, kalau sebuah warung memakai 8 kg beras per hari, supplier datang 3 hari setelah dipesan, dan Anda menyiapkan cadangan 10 kg, maka reorder point beras adalah (8 x 3) + 10 = 34 kg. Saat stok beras tinggal 34 kg, itulah saat Anda memesan lagi.
Apa bedanya reorder point dengan stok minimum di aplikasi kasir? Keduanya sangat dekat. Stok minimum adalah kolom di aplikasi kasir yang memicu notifikasi saat stok menyentuh angka tertentu, sedangkan reorder point adalah cara menghitung angka yang tepat untuk diisi di kolom itu. Kalau Anda mengisi kolom stok minimum dengan hasil hitungan reorder point, aplikasi akan memberi peringatan tepat pada waktu yang benar untuk memesan ulang.
Bagaimana cara menentukan safety stock? Safety stock adalah cadangan untuk berjaga-jaga kalau penjualan melonjak atau supplier telat. Satu cara praktis adalah mengambil selisih pemakaian hari tersibuk dikurangi pemakaian rata-rata, lalu dikalikan lead time. Misalnya pemakaian rata-rata 10 liter dan puncaknya 14 liter dengan lead time 2 hari, maka safety stock = (14 - 10) x 2 = 8 liter. Untuk barang yang cepat basi, safety stock sebaiknya kecil supaya tidak terbuang.
Apa itu lead time dan bagaimana mengukurnya? Lead time adalah jeda waktu dari saat Anda memesan sampai barang siap dipakai. Cara mengukurnya, catat tanggal pesan dan tanggal terima untuk beberapa kali pembelian terakhir, lalu ambil angka yang agak longgar, bukan yang tercepat. Kalau tiga pesanan terakhir datang di hari ke-1, ke-2, dan ke-3, gunakan 3 hari supaya perhitungan lebih aman saat supplier sedang lambat.
Apakah reorder point perlu dihitung ulang secara berkala? Perlu. Reorder point bukan angka mati sekali hitung. Saat masuk musim ramai seperti akhir pekan atau menjelang hari besar, pemakaian harian naik dan lead time supplier sering ikut memanjang, sehingga reorder point harus dinaikkan. Tinjau ulang angkanya setidaknya setiap bulan, atau setiap kali pola penjualan Anda berubah jelas.
Punya pertanyaan lain soal mengatur stok dan reorder point untuk usaha Anda? Chat tim Kasirnesia lewat WhatsApp di wa.me/6285136212005, kami bantu Anda menyusun angka yang pas sebelum menerapkannya di aplikasi.